Crear una empresa en México es un proceso que requiere cumplir con varios requisitos legales y administrativos; además, cada día se hace más necesario que los emprendedores elaboren un plan de negocios y no sólo atiendan los temas legales y administrativos.
A continuación, describo en términos generales los pasos y requisitos esenciales que un emprendedor debe seguir para establecer una empresa en el país:
Definición del tipo de empresa
El primer paso es determinar el tipo de empresa que se desea constituir. En México, existen varios tipos de entidades legales. Entre las más comunes con fines comerciales y de lucro están:
- Sociedad Anónima (S.A.): ideal para empresas que desean emitir acciones y contar con varios accionistas.
- Sociedad Anónima Promotora de Inversión (SAPI): introducida en la Ley del Mercado de Valores en 2006, con el objetivo de fomentar la inversión y facilitar la transición de pequeñas y medianas empresas hacia el mercado bursátil.
- Sociedad de Responsabilidad Limitada (S. de R.L.): adecuada para pequeñas y medianas empresas, donde los socios tienen responsabilidad limitada al monto de sus aportaciones.
- Persona Física con Actividad Empresarial: para individuos que operan de forma independiente y desean registrarse como empresarios.
Existen muchas otras entidades que, dependiendo de la naturaleza del negocio, tienen diferentes características, como las Sociedades Civiles, Sociedad Cooperativa y Asociaciones Civiles, etcétera.
Nombre de la empresa
El siguiente paso es elegir un nombre para la organización. Debe ser único y no estar registrado previamente. Se debe verificar la disponibilidad del nombre en el portal del Registro Público de Comercio (RPC).
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Elaboración del Acta Constitutiva
Es un documento legal que establece la creación de la empresa, y debe ser redactado y autorizado por un notario público e incluye:
- Datos personales de los socios o accionistas
- Objeto social de la empresa (actividad a la que se dedicará)
- Capital social y forma en que este se dividirá
- Estructura y administración de la empresa
Registro ante el SAT
Una vez que el acta constitutiva está lista, se debe registrar la empresa ante el SAT para obtener el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Este trámite es esencial para que la empresa pueda realizar actividades fiscales y emitir facturas. Aunque el proceso se ha simplificado, es preferible obtener un turno de atención en el SAT en su portal. Este proceso no es inmediato y podría tomar un par de días o semanas, dependiendo de la carga de atención, hasta que se te asigne turno.
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Inscripción en el Registro Público de Comercio
El acta constitutiva también debe inscribirse en el Registro Público de Comercio. Este paso formaliza la existencia de la empresa ante las autoridades y le da personalidad jurídica. Aunque el proceso no es inmediato, tener la confirmación de que está en proceso es suficiente para que puedas continuar con otros procedimientos.
Obtención de Permisos y Licencias
Dependiendo del giro de la empresa, es posible que se requieran permisos y licencias adicionales, por ejemplo:
- Licencia de funcionamiento: emitida por el municipio donde se establecerá la empresa.
- Permisos sanitarios: en caso de que la empresa se dedique a la producción o venta de alimentos y bebidas.
- Permisos ambientales: si la actividad empresarial tiene un impacto significativo en el medio ambiente.
- Permisos de seguridad: como los de bomberos.
Registro ante el IMSS
Si la empresa va a tener empleados debe registrarse ante el IMSS para cumplir con las obligaciones de seguridad social. Este registro permite a la empresa inscribir a sus trabajadores y cubrir sus derechos laborales en términos de salud y prestaciones sociales.
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Registro ante el INFONAVIT
El registro en el INFONAVIT es obligatorio para las empresas con empleados, ya que este instituto administra el fondo para vivienda de los trabajadores y otorga créditos hipotecarios.
Registro de Marcas y Propiedad Intelectual
Si la empresa utilizará una marca o tiene desarrollos de propiedad intelectual, es recomendable registrarlos ante el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (IMPI). Esto protege los activos intangibles de la empresa y evita el uso no autorizado por terceros.
Apertura de una cuenta bancaria empresarial
Es esencial abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa. Esta cuenta se utilizará para manejar las finanzas del negocio y es un requisito para muchas transacciones comerciales.
Sistema de Contabilidad
La empresa debe implementar un sistema de contabilidad que cumpla con las Normas de Información Financiera (NIF). Esto es fundamental para llevar un control adecuado de las finanzas, preparar estados financieros y cumplir con las obligaciones fiscales.
En México, el uso de la contabilidad y facturación digital ya es una obligación, por lo que, además de los sistemas contables, debes contar con las aplicaciones necesarias para digitalizar la contabilidad y timbrar tus facturas para fines fiscales. Aunque el SAT ofrece algunas herramientas de este tipo, pueden no ser suficientes dependiendo del crecimiento y tamaño de la empresa.
Cumplimiento de obligaciones fiscales
La empresa debe estar al tanto de sus obligaciones fiscales, que incluyen, entre las más importantes y dependiendo del régimen con el que se dé de alta:
- Declaraciones mensuales de impuestos
- Pago del Impuesto sobre la Renta (ISR)
- Pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA)
- Retenciones de impuestos a empleados y proveedores
Es importante que consultes específicamente para el tipo de régimen que te aplica cuáles son las obligaciones en detalle, ya que sería imposible resumir en este artículo todas y cada una de ellas. Por otro lado, los regímenes fiscales han evolucionado con el fin de facilitar y simplificar las obligaciones de los contribuyentes, por lo que te recomiendo que, al decidir el régimen, te acerques a un especialista fiscal para recibir una orientación efectiva.
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Otros requisitos
Dependiendo del sector y la actividad de la empresa, puede haber otros requisitos específicos a cumplir, como normativas de comercio exterior, regulaciones específicas de la industria, entre otros.
Consideraciones adicionales
Para comenzar a operar tu emprendimiento, es importante que te rodees de expertos tanto externos como internos a la empresa, con el fin de asegurarte de que la administración de la misma se está haciendo de forma correcta y efectiva. Entre otros, los servicios que vas a requerir se pueden mencionar:
- Asesoría Legal y Contable: es altamente recomendable contar con asesoría legal y contable durante todo el proceso de creación de la empresa para asegurar el cumplimiento de todos los requisitos y normativas.
- Planes de Negocios: desarrollar un plan de negocios sólido puede ser crucial para el éxito de la empresa, facilitando la toma de decisiones estratégicas y la obtención de financiamiento. En México, según cifras del Estudio sobre la Demografía de los Negocios (EDN) del INEGI, entre mayo de 2019 y mayo de 2023 se observó el nacimiento de 1.7 millones de negocios en México, y en este mismo periodo las muertes de negocios ascendieron a 1.4 millones. Entre algunas de las causas se encuentran una deficiente administración financiera, falta de planes de negocio, entre otros.
En conclusión, crear una empresa en México implica una serie de pasos y cumplimiento de requisitos legales y administrativos. Aunque el proceso puede parecer complejo, contar con la asesoría adecuada y seguir los procedimientos establecidos puede facilitar la creación de una empresa sólida y conforme a la ley.
*MBA Félix León Rojas es profesor en la Escuela Bancaria y Comercial y CFO Regional para LATAM en LEDVANCE.
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