Por José Carlos Ortiz*
Estructurar y llevar a cabo sesiones ágiles y efectivas es una prioridad para los integrantes del Consejo de Administración, en especial considerando lo complicadas que suelen ser las agendas. Por ello, la planificación cuidadosa y la ejecución eficiente son esenciales para garantizar decisiones informadas y alineadas con los objetivos de la organización.
Algunas buenas prácticas para organizar y llevar a cabo sesiones más productivas son:
1. Definir claramente la agenda
Una agenda bien estructurada es la columna vertebral de una reunión efectiva. Esta debe priorizar temas estratégicos y de alto impacto, evitando sobrecargarla con asuntos operativos que pueden delegarse a niveles gerenciales. En este sentido, es crucial que el Consejo de Administración enfoque sus discusiones en áreas clave como la supervisión de riesgos, la estrategia empresarial y la evaluación del desempeño de la Alta Dirección, conforme a los objetivos originalmente trazados.
2. Preparar y distribuir anticipadamente los materiales
Para maximizar la productividad de las sesiones, es esencial que las consejeras y consejeros reciban con antelación los documentos y reportes pertinentes. Esto les permitirá revisar la información para formular preguntas, plantear estrategias, brindar soluciones y participar en las discusiones.
3. Gestionar el tiempo de manera eficiente
El tiempo es un recurso valioso en las reuniones del Consejo. Asignar lapsos específicos a cada punto de la agenda y adherirse a ellos ayuda a mantener el enfoque para garantiza que se aborden todos los temas planeados. Asimismo, es recomendable que el presidente del Consejo de Administración o el secretario actúen como moderadores, asegurando que las discusiones se mantengan dentro del marco temporal y temático establecido.
4. Fomentar la participación
Un Consejo efectivo se caracteriza por la diversidad de opiniones y la capacidad de debatir constructivamente. Es vital crear un ambiente donde todos los integrantes se sientan cómodos expresando sus puntos de vista, incluso si son contrarios a los de la mayoría.
5. Enfocarse en la supervisión de riesgos y cumplimiento
Las sesiones deben dedicar un tiempo específico a la identificación y gestión de riesgos, así como al cumplimiento de normativas y regulaciones. Esto incluye la revisión de informes de auditoría, evaluaciones de riesgos emergentes y discusiones sobre la efectividad de los controles internos.
6. Evaluar periódicamente el desempeño
La autoevaluación es una herramienta poderosa para mejorar la efectividad del Consejo de Administración. Realizar evaluaciones periódicas permite identificar áreas de mejora, oportunidades de formación o capacitación y estrategias para optimizar la dinámica de las reuniones.
7. Integrar los temas ASG en la agenda
Los aspectos ambientales, sociales y de gobierno corporativo (ASG) han cobrado relevancia en la agenda corporativa en los últimos años. Por ello, es fundamental que el Consejo dedique tiempo a planear o mejorar las iniciativas ASG de la compañía, evaluando su impacto en la estrategia empresarial y su reputación.
8. Dar seguimiento y ejecutar las decisiones
Las decisiones tomadas en las sesiones deben traducirse en acciones concretas. Establecer mecanismos y responsables del seguimiento asegura que las resoluciones se implementen efectivamente. Además, permite al Consejo de Administración monitorear el progreso y los resultados. Cabe destacar que es importante asignar responsables y plazos claros para cada acción acordada, facilitando la rendición de cuentas y la evaluación del desempeño.
En resumen, la efectividad de las sesiones del Consejo es determinante para la consecución de los objetivos empresariales, por lo que es crucial que sus reuniones no se vuelvan rutinarias o demasiado extensas, al punto de que pierdan el valor que se espera de ellas.
Al adoptar prácticas estructuradas y enfocadas, el Consejo de Administración puede desempeñar su función de manera más eficiente, asegurando que las decisiones que se tomen estén alineadas con la estrategia y objetivos de la organización, así como que respondan a los desafíos y oportunidades que demanda el entorno empresarial actual.
Contacto:
*José Carlos Ortiz es Socio de Asesoría en Gobierno Corporativo, Riesgo y Cumplimiento de KPMG México.
Nota: las ideas y opiniones expresadas en este escrito son de quienes firman el artículo y no necesariamente representan las ideas y opiniones de KPMG México.
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