Hay una gran cantidad de mitos en torno a lo que significa administrar un negocio. Muchos de estos mitos perduran porque son supuestos que tienen un poquito de verdad y una gran parte de mentira. Son populares porque agitan el avispero de las falsas ilusiones. Para tener éxito, lo primero es aprender a administrar un negocio. Más allá del tamaño, industria y alcance de cada proyecto, hay principios que aplican a todos.
El principal y yo diría que el más importante es entender que un negocio se empieza para generar utilidades, sin ellas no hay negocio, así de sencillo. Cada emprendedor ha de tener esa aspiración y el que no la tenga es que no sabe lo que significa entrar a este universo. Si una empresaria no entiende lo que es ganar o perder no entiende lo que está haciendo. Por eso vemos tantos emprendimientos que arrancan y no duran ni un año. Para aprender a administrar un negocio, es preciso tener esta claridad: los negocios deben generar utilidades, si no, no son negocios.
Alrededor de la administración empresarial hay muchos mitos que es necesario aclarar. No hay que graduarse de universidades prestigiosísimas para tener éxito —claro que ayuda, por supuesto—, lo que se requiere es claridad sobre lo que queremos lograr, cómo empezar y cuándo es tiempo de terminar. En esa condición, el negocio nace cuando se generan utilidades y muere cuando ya no es capaz de generarlas. ¿Así de simple? Sí, así de simple y así de complejo.
He oído muchas veces que para administrar un negocio hace falta tener intuición y aunque es parcialmente cierto, la intuición nunca ha sido suficiente. También he escuchado que los negocios inician con una idea y eso sí que es falso. A lo largo de mi vida profesional he visto cómo magníficas iniciativas no han sido capaces de dar ganancias. Así que no. No es por ahí.
Un negocio empieza cuando se detecta una necesidad. Cuando nos damos cuenta de que el mercado requiere algo que nosotros somos capaces de proveer. Por lo tanto, es pertinente decir que un negocio nace cuando encontramos a un cliente que efectivamente quiere llevar la mano a la cartera y sacar su dinero para pagar por aquello que le vamos a vender. Lo demás son las menudencias de la operación de cada industria.
Pero, cuidado. He visto muchas trampas que llevan a la gente a invertir su dinero con gran ilusión y en meses ver que el negocio no resultó. Mucha gente que abre estudios de pilates porque está de moda y no aguanta ni un año de operación. Personas que gastan su patrimonio para poner una pastelería porque tienen la receta de la abuela que a todos les gusta y que no lograron vender nada. Restaurantes que fueron decorados con el mejor gusto, que sirven sus delicias en las vajillas más bonitas y que tienen que cerrar sus puertas.
También, he visto muchos lugarcitos que no te explicas cómo pero que llevan años abriendo sus puertas al público y que tienen filas para entrar, que tiene listas de espera y que así seguirán. ¿Cómo lo hacen? Saben administrar sus negocios, tienen claridad y son realistas. Claro que tuvieron la intuición o supieron poner atención a las señales que daba el mercado de que ahí había gente que estaba dispuesta a pagar por ese bien o servicio específico.
Una persona que sabe administrar su negocio conoce el pulso de sus clientes, los escucha y sabe atenderlos. En ese sentido, el dicho popular de que “el cliente siempre tiene la razón” es verdad de oro y debiera estar grabado en la mente de cada empresaria, de todos los emprendedores. Pero no hay que ser ingenuos: mamá y papá no son el cliente objetivo; tampoco lo son los amigos, los parientes o los conocidos. Ellos comprarán una o dos veces, sea por compromiso o porque tienen genuinas ganas de ayudar, pero eso no alcanza para sostener un negocio.
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Llevar una administración responsable significa entender cuáles son los signos vitales de un negocio. Es decir, saber cuáles son sus fuentes principales de ingresos y de egresos. Tan importante es conocer profundamente a nuestros clientes como lo es dominar los egresos que hay. Alexander Osterwalder sostiene que hay que conocer a tanta profundidad a quienes nos compran como para saber si les gusta más el helado de vainilla o de fresa; si viven en casa o departamento; si prefieren tener un perro, un gato o los dos.
Y, claro que es igual de relevante saber qué gastos hay y más importante todavía, cuáles son los egresos que son indispensables, cuáles son necesarios y cuáles son prescindibles. Además de hacer esta clasificación, para aprender a administrar un negocio hay que ser responsables. Por ejemplo, si una persona quiere unirse al equipo de trabajo y pide más de lo que se le puede pagar, hay que dejarlo ir y seguir buscando hasta encontrar a alguien que se pueda ajustar a lo que en forma sensata se puede dar.
Lo mismo sucede con la renta, si encontré la ubicación maravilla, pero mis números no dan para poder pagar ese monto, lo mejor es seguir buscando hasta encontrar la opción que sea óptima. Eso nos lleva al corazón de la administración: los números. Administrar no es difícil si sabemos sumar y restar. Los ingresos deben ser superiores a los egresos. Así de fácil y así de difícil.
Por eso, adoro la objetividad de los números, el resultado es positivo o negativo y no hay más. Por más palabras que podamos acomodar, por más adjetivos, estrategias, pretextos o justificaciones que demos, los números son unos y el resultado no se puede mover, no hay forma de manipularlos.
En esta condición, administrar implica saber interpretar lo que los números nos están diciendo. Los números son nuestros mejores aliados: nos dirán si estamos pagando muy caro algún insumo, si los sueldos y salarios están fuera de rango, si hay que ajustar para arriba o para abajo alguna variable, si tenemos desperdicios o si todo va por el buen camino de la eficiencia.
Aristóteles decía que no hay que hacer difíciles las cosas que son fáciles. Estoy de acuerdo. Hay que dejar que las utilidades crezcan. Los gastos, como la barba o como las uñas hay que tenerlos recortados lo suficiente para que se vea limpio y no tanto como para lastimar al negocio. La administración tiene sus complejidades: las estacionalidades, las épocas de sembrar para después cosechar, la paciencia que se requiere en épocas de vacas flacas, la perseverancia para operar, la entrega y el sacrificio, la prudencia en las épocas de vacas gordas. Pero, según Aristóteles, la claridad ayuda a ver fáciles las cosas difíciles.
Siempre habrá voces que tratarán de dar buenos consejos administrativos que van en contra de la buena administración: tú deberías hacer esto, dejar de hacer aquello. Para saber si hay que escucharlos o no, hay que recurrir a nuestros mejores consejeros: los números, ellos siempre nos van a decir la verdad. Al aprender a administrar un negocio vamos a saber si estamos generando utilidades o no. Sabremos si estamos ganando, si es tiempo de modificar el rumbo o si de plano es tiempo de cerrar. Y, es cierto: vamos a necesitar pasión, intuición, amor, estrategia, plan, vocación. Pero, nada de eso sirve si no hemos encontrado la forma de generar utilidades.
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